Wir machen uns kleine Notizen in den Kundenkarten, wie z.B. dass eine Kundin in den Urlaub fliegt, ob sie Kinder hat, etc. um beim nächsten Besuch, dem Gespräch eine persönliche Note zu geben. Müssen wir damit aufhören?

Ja und Nein. Die DSGVO verlangt von allen Organisationen und Geschäften, die personenbezogene Daten erheben, dass sie das Prinzip der Datensparsamkeit bzw Zweckgebundenheit anwenden, und dass sie einen rechtmäßigen Grund angeben können, für jede gesammelte und gespeicherte Information. Du darfst nur Daten speichern, die du für die Ausübung deiner Arbeit brauchst oder die im Interessen des Kunden sind. Das bedeutet, zu notieren, welche Farbe die Kundin normalerweise nutzt, ist relevant für deine Arbeit. Zu notieren, dass die Kundin in den Urlaub fliegt, könntest du damit begründen, dass sie nicht für Termine zur Verfügung steht, als Beispiel. Den Familienstatus aufzuschreiben, kannst du nicht mit der Ausübung deiner Arbeit begründen. Du könntest aber z.B. angeben, dass die Information relevant für Marketing ist und du die Kunden in Kategorien einordnest. Die Kategorien helfen dir, Kunden nur Angebote zukommen lassen, die für sie interessant sind, d.h. du würdest sie weniger mit Marketing belästigen.

 

Wenn du (noch) kein Phorest Kunde bist und noch mit Stift und Papier arbeitest, dann bedenke bitte, dass du all die kleinen Notizzettel, die man sich gelegentlich in das Terminbuch klebt, genauso behandeln musst, wie alle anderen Dokumente mit personenbezogenen Daten: sorgfältig aufbewahren und ein Protokoll erstellen. Egal in welcher Form diese Daten kommen, ob elektronisch oder auf Papier oder sogar mündlich – es sind alles personenbezogene Daten und somit den Regeln der DSGVO unterworfen.