FAQs

Deine Demo buchen

Die Demo wird voraussichtlich anderthalb Stunden dauern, bei Bedarf gerne auch länger. Dein Systemberater nimmt sich die Zeit, um dir zu zeigen wie du mit Phorest erfolgreicher wirst. Gerne beantwortet er auch alle deine Fragen.

Wir bieten dir unsere Demo entweder via Internet (Screensharing) oder vor-Ort bei dir im Salon an. Unser Systemberater wird sich zeitnah bei dir melden und die Details mit dir besprechen sobald du eine Demo gebucht hast.

Na klar. Du kannst Phorest gerne hier auf unserer Webseite ausprobieren.

Danach vereinbarst du am Besten einen kostenfreien Demo – Termin mit einem unserer Systemberater. Wir zeigen dir (via Internet und Screensharing), wie gut und einfach die Software funktioniert und wie sie dir hilft, dein Salon erfolgreicher zu machen.

Vereinbare eine kostenfreie Demo mit einem unserer Systemberater indem du das Kontaktformular auf dieser Seite ausfüllst.

Wir melden uns spätestens innerhalb von zwei Werktagen bei dir. #letsgrow

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Umstellung auf Phorest

Natürlich. Phorest Salonsoftware ist wirklich sehr einfach zu bedienen und zu erlernen.

Farbige, große Schaltflächen und Touchscreen erleichtern die Bedienung von Anfang an. Außerdem wirst du aufhührlich von uns geschult und kannst soviele Schulungen (gilt nur für unser Grow-Paket) in Zukunft kostenlos buchen, wie du möchtest.

Am besten jetzt testen und sich selber überzeugen.

Ganz einfach. Der Wechsel zu Phorest Salonsoftware ist die beste Investition für dein Unternehmen.

Du kannst all deine Zahlen, Termine, Mitarbeiter- und Kundendaten über eine Software (sogar über dein Smartphone abrufbar). Schau dir die komplette Übersicht an.

Phorest ist für Menschen designed, die nicht jeden Tag mit Computern arbeiten. Probiere es doch direkt mal aus und sieh selber.

Ja. Wir helfen gerne beim Umstieg.

Abhängig von deiner alten Software können Artikel, Kunden mit Behandlungsnotizen, Gutscheine, Termine und Mitarbeiterdaten übernehmen. Vereinbare eine kostenfreie Beratungmit einem unserer Systemberater um die Details zu besprechen.

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Ganzheitliche Lösung

Liebst du deinen Job als Friseur? Möchtest du mehr Kunden haben und wünscht du dir, dass sie öfter in deinen Salon kommen? Dann ist Phorest genau das richtige Programm für dich.

Phorest Salonsoftware ist hervorragend für Friseur- und Kosmetikbetriebe, Nagelstudios und Spas mit mehr als zwei Mitarbeiter geeignet..

Es ist dagegen nicht so gut für mobile Friseure geeignet.

Yes. Phorest is die ganzheitliche Lösung für Ihren Salon. Wir decken Folgendes ab:

  • Touchscree – optimiertes Terminbuch mit Mitarbeiterübersicht, Dienstleistungen und Datumsauswahl
  • Kassensystem
  • Marketing – Suite und Kundenverwaltung
  • Warenwirtschaft, Leistungsstatistiken für Salon und Mitarbeiter
  • Kunden – App damit deine Kunden dich direkt buchen können
  • Mitarbeiter – App damit dein Team alle Termine auch über Smartphone im Blick behält

Wir liefern auch gerne leistungsfähige und schicke Hardware zu deiner Software (Windows oder Mac – Computer, Kassenschublade, Barcodescanner, Bondrucker).

Ja. Unsere Software ist geradezu darauf spezialisiert für unsere Salonkunden neue Kunden über die Sozialen Medien zu aquirieren.

Mit Phorest kannst du Terminbuchungen über Facebook entgegennehmen, Vorher-Nachher Bilder von deinem Smartphone auf Instagram teilen und zielgerichtete SMS- und E-Mail Kampagnen starten.

Vereinbare eine kostenfreie Demo mit einem unserer Systemberater.

Ja. Wir unterstützen verschiedene EC-Terminals.

Die die direkte Ansteuerung von EC – Terminals in Deutschland, Österreich und der Schweiz ist leider noch nicht fertiggestellt. Aber wir arbeiten dran 😉

Ja. Das können wir am besten.

Ja. Du kannst sogar Laufkunden buchen, dein Smartphone zur Terminansicht benutzen und sogar Terminerinnerungen automatisch aus dem System schicken. Und du kannst Online Termine über deine Web- oder Facebookseite entgegennehmen.

Deine Mitarbeiter können jederzeit (wenn du es willst) Termine über das Smartphone entgegennehmen und eintragen.

Du kannst deinen Kunden ein Tablet am Bedienplatz aushändigen, damit sie Ihre Kontaktdaten eingeben können. Außerdem kannst du über unsere Apps auch Behandlungsnotizen, Kundenfotos und Selfies für die sozialen Medien speichern.

Ja.

Mit Phorest kannst du sehr leicht deinen Arbeitsplan führen und deinen Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Termin via Smartphone geben. So hält Phorest sie auf dem Laufenden über neue Termine oder Änderungswünsche. Ausserdem können deine Mitarbeiter Behandlungsnotizen direkt über das Smartphone eingeben.

Ja. Phorest ist bestens auch für Filialunternehmen geeignet.

Deine Daten werden in mehreren Rechenzentren sicher abgelegt. Damit bieten wir höchste Verfügbarkeit und sicher Ablage der Daten an. Wir arbeiten mit Amazon Web Services zusammen, der weltweiten Nummer 1 unter den Anbietern von Cloud-Computing.

Hinsichtlich der Datensicherheit verwenden wir für den Zugriff eine mehrstufige Authentifizierung, die es nur authorisierten Personen erlaubt auf die Verwaltungskonsole zuzugreifen.

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Erfolgreicher mit Phorest

Nein. Phorest ist eine Firma gespickt mit Experten, die den Friseur- und Kosmetikunternehmen zu mehr Erfolg verhelfen möchten.

Wir machen dich fit für den täglichen Gebrauch unserer Software und wir liefern dir ständig frische Ideen für dein Marketing. Wir zeigen dir die besten Funktionen und stehen dir bei technischen Fragen zur Seite.

Ja. Wir schulen auch deine neue Miterbeiter kostenfrei* (nur im Grow-Paket).

Unser Versprechen ist, dass wir alle deine Mitarbeiter mitnehmen auf deine “Phorest Reise”. Das bedeutet wir machen sie in allen Bereichen der Software fit und geben Ihnen das Rüstzeug, damit sie gemeinsam mit dir an deinen Salonerfolg arbeiten können.

Ja. Wir schulen und beraten dein Team bezüglich der Nutzung von Phorest sehr gerne.

Wir schulen dein Team in einer Basisschulung (Kasse, Terminplaner, Tagesabschluss, et cetera) und dich als Unternehmer in unserer Chef – Schulung.

Zunächst einmal ist es heutzutage sehr unwahrscheinlich, dass das Internet längere Zeit ausfällt.

Wenn es doch einmal passiert, bist du trotzdem in der Lage mit Phorest weiterzuarbeiten. Keine Sorge. Du nimmst dann einfach dein Smartphone oder Tablet und arbeitest mit unserer App solange weiter, bis du wieder Internetzugang im Salon hast. Daneben kannst du aber auch bei einen Ausfall der Internetleitung einen mobilen Internet Hotspot verwenden. Den gibt es bei allen bekannten Providern (beispielsweise Vodafone, Telekom, O2 et cetera).

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Über 60 Fragen zum Datenschutz im Salon – von Inhabern

Die DSGVO definiert ‘personenbezogene Daten’ als “alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind”

Für dich und deinen Salon bedeutet das (unter anderem):

    • Name
    • Geburtsdatum
    • Adresse/E-Mail Adresse
    • Telefonnummer (Mobil und Festnetz)
    • Fotos
    • Versicherungsinformationen
    • Medizinische Informationen
    • IP Adresse
    • etc.

Die DSGVO unterscheidet zwei Hauptparteien im Datenschutz – der Datenverantwortliche und der Datenverarbeiter. Als Salon bist du der Verantwortliche. Du sammelst die Daten und entscheidest wie sie genutzt werden, ob für Styles, Farben, Behandlungen, Marketing, Verkauf, Sonderangebote, etc. Mit anderen Worten, du triffst die Entscheidungen darüber, wie mit den personenbezogenen Daten deiner Kunden umgegangen wird. Phorest Salonsoftware hingegen ist z.B. der Verarbeiter, da wir quasi das Werkzeug sind mit dem du deine Entscheidungen umsetzt. Salons, die unsere Software nutzen, tun dies um personenbezogene Daten zu sammeln und zu verarbeiten – deshalb ist es so wichtig eine DSGVO-konforme Software-Lösung zu verwenden.

Nehmen wir nun einmal den Fall der Daten deines Personals als Beispiel, auch da bist du der Datenverantwortliche, aber der Datenverarbeiter wäre z.B. deine Buchhaltungssoftware oder dein Steuerberater (oder beides).  Das ist auch der Grund, warum der Gebrauch einer DSGVO-konformen Salonsoftware dich nicht automatisch selbst 100% DSGVO-konform macht. Du musst dich über die DSGVO-Konformität aller dritten Parteien, denen du die Daten deiner Kunden anvertraust, informieren und versichern.

Letztes Beispiel, verwendest du noch Stift und Papier für dein Adressbuch oder Terminkalender bist du gleichzeitig Datenverantwortlicher UND Datenverarbeiter und trägst die gesamte Verantwortung.

Die DSGVO identifiziert 6 rechtmäßige Gründe zur Datenverarbeitung von denen mindestens eine erfüllt sein muss:

“Die Verarbeitung ist nur rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:

  • Einwilligung der betroffenen Person zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke
  • Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person
  • Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt;
  • Verarbeitung ist erforderlich, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen;
  • Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt,
  • Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt.

Definition der DSGVO:

“Erfolgt die Einwilligung der betroffenen Person durch eine schriftliche Erklärung, die noch andere Sachverhalte betrifft, so muss das Ersuchen um Einwilligung in verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache so erfolgen, dass es von den anderen Sachverhalten klar zu unterscheiden ist”.

Einwilligung und Einverständnis sind absolute Schlüsselwörter in der neuen Datenschutz-Grundverordnung. Mit der neuen Richtlinie möchte die EU die Verbraucherrechte der EU-Bürger verstärken und den Umgang mit Daten regulieren. Daher verlangt die DSGVO rechtmäßige Gründe zur Datenverarbeitung und setzt für Einwilligung ganz besonders hohe Standards. Du musst deine Kunden vollständig aufklären welche Informationen du sammelst, warum, wofür, und wie du damit umgehen willst. Du musst ihnen außerdem eine echte Wahl geben deine Anfrage abzulehnen und sie müssen ihr Einverständnis freiwillig und aktiv geben. Das heißt ab jetzt darfst du die Kreuzchen an der Einverständniserklärung nicht mehr vorab ankreuzen, z.B.. Du musst außerdem nachweisen können, wie und wann du ihr Einverständnis bekommen hast – mit einer Unterschrift des Kunden als Beweis, wenn möglich.

Du solltest die Einverständniserklärungen regelmäßig aktualisieren und berichtigen.

Nach der DSGVO müsst ihr das Prinzip der Datensparsamkeit anwenden. Das bedeutet erstens, dass ihr nur Daten erfragen und speichern dürft, die ihr auch wirklich braucht und zweitens, dass ihr diese Daten nur so lange speichert, wie notwendig. Danach müsst ihr sie vernichten – DSGVO-konform.

Für Salons, die keine Software benutzen, bedeutet das, dass ihr alle Papiere mit den betroffenen Daten vernichten müsst. Leider gibt es auch da Vorgaben, wie das zu tun ist, also erkundigt ihr euch besser schnell! Für Salons mit einer Software, versichert euch, dass es in eurer Software eine Funktion gibt die Datenspeicherfristen einzustellen oder aber zumindest leicht zu erkennen ist, ab wann ein Kunde nicht mehr in den rechtmäßigen Rahmen fällt und seine Daten zu löschen sind.

In der Phorest Salonsoftware kannst du selbst einstellen wie lange du vorhast die Daten deiner Kunden zu speichern. Manchmal gibt es Vorgaben z.B. von Versicherungen darüber wie lange ihr die Daten behalten müsst. Diese Vorgabe hat Vorrang vor dem Recht auf Vergessenwerden des Kunden.

Die sogenannte Datenspur oder Audit-Trail, ist eine Protokollaufzeichnung, die genau nachweist, wann sich wer mit den Daten auseinandergesetzt hat. Ab dem 25.05.2018 musst du für jede personenbezogene Information, die du sammelst, unter anderem folgende Dinge nachweisen können:

  • Welche Information erfragst du? (Es muss klar ersichtlich sein, wonach du den Kunden fragst)
  • Warum erfragst du sie? (Du musst einen Zweck angeben können, der glaubwürdig und zweckmäßig ist)
  • Warum musst du die Information speichern?
  • Wie lange hast du vor, die Informationen zu speichern und warum?
  • Was hast du mit den Informationen vor? (Wie willst du sie verarbeiten?
  • Wer hat die Informationen gesammelt? (Welcher Mitarbeiter)
  • Wann wurde die Information gesammelt?
  • Hat der Kunde sein Einverständnis gegeben?
  • Wer hatte Zugriff auf diese Daten? (Mitarbeiter, Datenverarbeiter, etc.)
  • Was hast du mit den Daten gemacht? (Hast du z.B. E-Mails geschickt? Dann musst du zeigen können wie viele und welche und wann du sie geschickt hast)
  • Wer hat wann auf die Daten zugegriffen und warum?
  • Etc. etc. etc.

 

Eine Datenspur zu erstellen ist besonders schwierig, wenn du noch mit Stift und Papier arbeitest. Du musst genaue Protokolle führen und von Mitarbeitern unterschreiben lassen. Eine Software-Lösung mit PIN-Nummern würde dir da enorm helfen. Übrigens, im Falle eines Subject Access Requests (einer Zugriffsanfrage von einer betroffenen Person), musst du alle diese Daten ebenfalls heraussuchen. Das bedeutet für “Stift und Papier”-Salons, dass ihr alle Terminbücher und Notizzettel raussuchen müsst, sowie die Rechtfertigungen für jede Interaktion.

Die Phorest Salonsoftware macht das automatisch für euch, alle Transaktionen und Interaktionen werden genau festgehalten, mit Angabe des Mitarbeiters, digitaler Unterschrift des Kunden und Zeitpunkt der Interaktion.

Mehrere Dinge können jetzt passieren. Je nachdem ob ihr die Verstöße freiwillig meldet, ob ihr nachweisen könnt, dass es sich um ein Versehen handelt und ihr ansonsten gut vorbereitet und ausgerüstet seid, und welche Art von Daten bzw welches Datenvolumen betroffen ist, wird die zuständige Aufsichtsbehörde entscheiden, ob ihr eine Warnung, Mahnung oder Strafe bekommt.

Nehmen wir mal an, jemand meldet euch bei einer Behörde. Jetzt könnt ihr hoffentlich nachweisen, dass ihr alles euch Mögliche getan habt, beispielsweise: euer Personal ist geschult, eure Daten werden sicher aufbewahrt, ihr benutzt PIN-Nummern, habt die Einverständniserklärungen eurer Kunden zur Datenaufbewahrung und -Verarbeitung, ihr habt eine Mappe mit Informationen zum Datenschutz, habt eine DSGVO-konforme Datenschutzerklärung und klare Protokolle in denen ihr alles nachweisen könnt. Wenn die Behörde sieht, dass ihr außer dem kleineren Verstoß, alles getan habt um euch vorzubereiten und konform zu werden, kommt ihr wahrscheinlich mit einer Warnung oder Mahnung davon.

Jede Behörde wird abwägen, wie schwerwiegend der Verstoß ist und ob ihr ansonsten guten Willen zeigt und kooperativ seid. Grundsätzlich ist es natürlich schwierig jetzt schon vorherzusagen, wie Gerichte damit umgehen werden, deshalb raten wir dazu, dass sich alle so gut wie möglich vorbereiten.

Wende ich immer an die Aufsichtsbehörde, die für deine Hauptniederlassung (solltest du mehrer Salons besitzen) zuständig ist.

 

Datenschutz-Aufsichtsbehörde Bundesrepublik Deutschland

Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Husarenstraße 30
53117 Bonn

Telefon: +49 (0)228-997799-0
E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de
Homepage: https://www.bfdi.bund.de/

 

Datenschutz-Aufsichtsbehörde beispielhaft für NRW in Deutschland

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf

Telefon: 0211/38424-0
Telefax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Homepage: http://www.ldi.nrw.de

Die Adressen der anderen Landesvertretungen findet ihr hier !

 

Datenschutz-Aufsichtsbehörde in Österreich

Österreichische Datenschutzbehörde

Frau Dr. Andrea Jelinek – Leiterin der Behörde
Wickenburggasse 8
A – 1080 Wien

Telefon: + 43 1 52 152-0
E-Mail: dsk@dsk.gv.at
Homepage: http://dsb.gv.at

Datenschutz-Aufsichtsbehörde in der Schweiz

Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB)
Adrian Lobsiger
Feldeggweg 1
3003 Bern
Schweiz

Telefon: + 41 31 322 43 95
Telefax: + 41 31 325 99 96
E-Mail: info@edoeb.admin.ch
Homepage: http://www.edoeb.admin.ch

  • Du hast im Mai eine E-Mail von Phorest Deutschland bekommen, die dir alle Schritte erklärt. Als allererstes musst du dir aber das neueste Update herunterladen und installieren – www.phorest.com/de/downloads – und die App natürlich auch.
  • Dann, folge allen Schritten in der E-Mail – starte System und App neu, und auf gehts!

Die Datenschutz-Grundverordnung ist eine neue EU Richtlinie und betrifft daher die Schweiz nur bedingt. Geschäfte mit Niederlassungen in EU-Ländern sollten sich erkundigen wie es um sie genau steht.  Es wird aber zur Zeit ein neues Datenschutzgesetz in der Schweiz ausgearbeitet, das der DSGVO ähnlich werden dürfte. Manche Experten gehen davon aus, dass das neue Schweizer Datenschutzgesetz sogar noch strenger werden dürfte. Also: Augen und Ohren offen halten – und sagt uns gern Bescheid, wenn ihr etwas herausfindet, wir geben es dann an alle weiter.

Ja und Nein. Die DSGVO verlangt von allen Organisationen und Geschäften, die personenbezogene Daten erheben, dass sie das Prinzip der Datensparsamkeit bzw Zweckgebundenheit anwenden, und dass sie einen rechtmäßigen Grund angeben können, für jede gesammelte und gespeicherte Information. Du darfst nur Daten speichern, die du für die Ausübung deiner Arbeit brauchst oder die im Interessen des Kunden sind. Das bedeutet, zu notieren, welche Farbe die Kundin normalerweise nutzt, ist relevant für deine Arbeit. Zu notieren, dass die Kundin in den Urlaub fliegt, könntest du damit begründen, dass sie nicht für Termine zur Verfügung steht, als Beispiel. Den Familienstatus aufzuschreiben, kannst du nicht mit der Ausübung deiner Arbeit begründen. Du könntest aber z.B. angeben, dass die Information relevant für Marketing ist und du die Kunden in Kategorien einordnest. Die Kategorien helfen dir, Kunden nur Angebote zukommen lassen, die für sie interessant sind, d.h. du würdest sie weniger mit Marketing belästigen.

 

Wenn du (noch) kein Phorest Kunde bist und noch mit Stift und Papier arbeitest, dann bedenke bitte, dass du all die kleinen Notizzettel, die man sich gelegentlich in das Terminbuch klebt, genauso behandeln musst, wie alle anderen Dokumente mit personenbezogenen Daten: sorgfältig aufbewahren und ein Protokoll erstellen. Egal in welcher Form diese Daten kommen, ob elektronisch oder auf Papier oder sogar mündlich – es sind alles personenbezogene Daten und somit den Regeln der DSGVO unterworfen.

Du kannst argumentieren, dass du danach fragst um dein Marketing zu verfeinern, so hast du z.B. eine Kundenkategorie für zukünftige oder frische Bräute. Bedenke aber unbedingt, dass wenn eine Kunde einen Zugriffs-Antrag erstellt und du alle Daten weitergeben musst – diese Notizen gehören mit dazu. Das heißt: schreibe nie etwas auf, wovon du denkst es könnte unangenehm werden, wenn der Kunde das liest.

Ja absolut. Das sind Informationen, die wichtig für deine Arbeit und im Interessen deines Kunden sind.

Übrigens, wenn du die Phorest Salonsoftware nutzt, siehst du, dass es auf der Kundenkarte verschiedene Arten der Notizen gibt: Kundennotizen und Behandlungsnotizen.

Wenn die Informationen relevant für die Dienstleistung oder die Behandlung sind, dann solltest du sie auf jeden Fall eintragen. Denn das ist sowohl in deinem als auch in dem Interesse deines Kunden.

Geht es allerdings darum, dass der Kunde während der Behandlung gezappelt und auf sein Handy geschaut hat – dann lass es lieber raus 😉

Fotografien sind personenbezogene Daten und du brauchst die Einwilligung deines Kunden um 1) das Foto zu machen und 2) das Foto zu veröffentlichen. Am besten schriftlich, damit du es beweisen kannst. Die DSGVO sieht Fotos als personenbezogene Daten, selbst wenn nur der Hinterkopf zu sehen ist oder kein Name dabei steht.

In der Phorest Go App, gibt es ab jetzt eine Funktion, die dich nur Fotos machen bzw. veröffentlichen lässt, wenn du den Kunden um Erlaubnis gebeten (und bekommen) hast.

Soweit wir wissen, arbeitet Facebook daran DSGVO-konform zu werden, dafür kann Phorest aber nicht einstehen und garantieren.

Die neuen Kundenformulare im Phorest System werden DSGVO-konform sein und vor allem werden sie dir helfen, DSGVO-konform zu werden.

Egal auf welchem Paket der Phorest Salonsoftware du bist, du wirst mindestens ein Formular bekommen, mit dem du die Basisdaten deine Kunden (wie Name, E-Mail Adresse, Geburtsdatum, etc.) erfragen kannst, sie um Einwilligung zum Marketing bitten und direkt digital unterschreiben lassen kannst. Außerdem muss sich ein Mitarbeiter vorher mit seinem PIN identifizieren und nachher wieder bestätigen, d.h. Du wirst eine vollständige Datenspur dazu haben, wann und wie und wer die Einwilligung erhalten hat.

Wenn du das Advanced Paket hast, kannst du eigene, erweiterte Formulare erstellen. Du kannst Formulare bestimmten Dienstleistungen zu ordnen und erfragen, was du für diese bestimmten Handlungen brauchst. Damit kannst du sicher sein, dass z.B. sensible Daten wie Gesundheitsdaten, DSGVO-konform erfragt und gespeichert werden.

Wenn du kein Phorest Kunde bist, dann erkundige dich bei deinem Softwareanbieter was er anbietet. Es gibt auch Vorlagen Online zu finden, meistens muss man aber dafür bezahlen.

Mit den neuen erweiterten Beratungsformularen kannst du deine Kunden digital genau diese Art Informationen unterschreiben lassen. Das läuft alles über ein Tablet und es wird auch genau die Zeit notiert, d.h. du hast eine vollständige Datenspur im Falle einer Prüfung. Falls ein Kunde es also vergessen haben sollte oder behauptet das wäre nie passiert, kannst du ihm das direkt über dein System zeigen – mit Datum und Unterschrift.

Du kannst natürlich auch weiterhin Papierformulare benutzen und in den Behandlungsnotizen notieren, dass das Formular in einem gesicherten Aktenschrank hinterlegt ist.

Absolut, ja. Die DSGVO verlangt, dass du alle neuen Kunden, die ab dem 25.5.2018 in deinen Salon kommen, um Einverständnis bittest. Außerdem sollst du deine Bestandskunden bitten ihre Einwilligung “aufzufrischen” – d.h. ihre Informationen zu überprüfen und neu zu bestätigen.

Wenn du das Phorest Complete Advantage Paket nutzt und deine eigenen Behandlungsformulare erstellst, dann hast du bestimmt schon gesehen, dass du dort einstellen kannst, wie oft das Formulat automatisch aufgerufen werden soll um neu ausgefüllt zu werden – jedesmal, wenn der Kunde kommt, alle 3 Monate, 6 Monate oder insgesamt nur ein einziges Mal?

Das Phorest System entzieht automatisch allen Kunden, die seit 3 Jahren nicht mehr im Salon waren, die Einwilligung zum Marketing, weil man ab dem Zeitpunkt sagen kann, dass dir der rechtmäßige Grund fehlt. Du darfst sie aber gerne darum bitten, wenn sie das nächste Mal in den Salon kommen!

Spätestens jetzt, nach dem 25. Mai ist es nicht DSGVO-konform eine derartige E-Mail zu schicken!

Die DSGVO verlangt, dass du ein Protokoll darüber hältst, wie und wann ein Kunde seine Einwilligung zu Marketing gegeben hat. Die Phorest Salonsoftware zum Beispiel wird allen Kunden  ein Formular zur Verfügung stellen, mit dem sie ihre Kunden um ihre grundsätzlichen Informationen, ihr Einverständnis zur Datenverarbeitung und separat auch zum Marketing bitten können. Dieses Formular kommt digital auf die Phorest Go App auf dem tablet, mit dem ihr es direkt zum Ausfüllen an eure Kunden weitergeben könnt und auf dem sie aus auch direkt unterschreiben können. Eure Mitarbeiter gehen die Informationen dann mit ihnen durch und bestätigen sie mit ihrer PIN Nummer.  Daraufhin wird das Formular sicher in der Kundenkarte gespeichert und du kannst es jederzeit aufrufen und nachsehen ob der Kunde eingewilligt hat, wann und bei welchem Mitarbeiter.

Wenn ein Kunde sein Recht auf Löschung einfordert, musst du alle Daten löschen oder anonymisieren, die du legal nicht behalten musst. Wenn du Phorest Salonsoftware nutzt, kannst du einfach die Kundenkarte aufrufen und auf den Button “Kunde vergessen” klicken – Das System wird automatisch alle personenbezogenen Daten löschen und den Kunden anonymisieren. Das bedeutet, dass Namen und andere Informationen nicht mehr auftauchen werden. Alle Daten zu Transaktionen und Terminen werden immer noch da sein, aber unter “Anonymer Kunde”. Alle deine Berichte zu Finanzen, etc. werden weiterhin korrekt sein.

Wir wissen nicht genau, wie die rechtliche Lage dazu ist, aber du solltest dich erkundigen. Sollte das nach dem 25.Mai noch einmal passieren, dann musst du das als Verstoß gegen die Datenschutzrichtlinien melden und auch die betroffenen Kunden informieren.

Versichere dich auch, dass deine Mitarbeiter nur jeweils die Zugriffsrechte haben, die sie für die Ausübung ihrer Arbeit brauchen, um diese Probleme weitestgehend zu verhindern.

Wir empfehlen dir wirklich, die Software Lösungen anzusehen. Einen Salon mit Stift und Papier zu führen, wird in der Zukunft und besonders mit der DSGVO nahezu unmöglich. Du wirst genau Protokoll führen müssen und festhalten, wann du nach welchen Daten gefragt hast, wie du dir das Einverständnis geholt hast und wann es gegeben wurde, etc. Im Falle einer Zugriffsanfrage durch eine betroffene Person z.B. musst du alle Informationen den Kunden betreffend heraussuchen und herausgeben, inklusive Terminkalender, Notizen zu Behandlungen, E-Mails und alles andere, was du jemals aufgeschrieben hast. Du darfst allerdings nicht Informationen von anderen Personen herausgeben, das bedeutet, dass du alle anderen Namen beispielsweise schwärzen musst! Schlimmer noch, wenn ein Kunde ‘vergessen’ werden möchte, musst du einen Weg finden alle seine Daten zu vernichten, ohne die Daten deiner anderen Kunden zu vernichten. Übrigens sind nicht alle Schredder DSGVO-konform, selbst da musst du dich noch erkundigen.

Kurz gesagt, dein Berufsleben könnte unglaublich kompliziert und schwierig werden, weshalb wir dir empfehlen eine DSGVO-konforme Software zu nutzen, da sie dir das Leben nicht nur vereinfachen wird sondern dich auch absichert.

Nein, wenn dein Safe DSGVO-konform ist und sicher verschlossen ist, kannst du deine Papiere dort speichern. Du musst allerdings sicherstellen, dass nur Leute dazu Zugang haben, für die es wirklich notwendig ist und außerdem Protokoll darüber führen, wer wann auf den Safe zugegriffen hat – mit Zeitpunkt und Unterschrift.

Da genau das sehr schwierig sein kann, bietet die Phorest Salonsoftware allen ihren Kunden zumindest ein Basis-Formular, das es ihnen ermöglicht die wichtigsten Daten ihrer Kunden DSGVO-konform zu erfragen und zu speichern. Im Complete Advantage Package bieten wir Kunden an ihre eigenen Formulare zu erstellen, digital unterschreiben zu lassen und DSGVO-konform sicher zu speichern.

Erkundige dich bitte nochmal, aber es kann sein, dass du alte Kundendaten tatsächlich löschen musst, außer du musst sie aus steuerlichen oder versicherungstechnischen Gründen weiterhin speichern!

Die Daten deines Personals musst du genauso gründlich und sicher aufbewahren, wie die deiner Kunden. Zwischen dir und deinem Personal gibt es einen VErtrag, der genau festhält, welche Daten du brauchst und für wie lange, etc – das sind arbeitsrechtliche Angelegenheiten. Versichere die genau, wie da die Lage ist und ob bspw. dein Steuerberater DSGVO-konform arbeitet. Übrigens, auch Mitarbeiter dürfen einen Zugriffsantrag stellen!

Das darfst du. Aber wie mit allen anderen personenbezogenen Daten, müssen auch diese DSGVO-konform gespeichert und aufbewahrt werden. D.h. du musst sicherstellen, dass nur die notwendigen Mitarbeiter Zugang dazu haben und die Karten in einem abschließbaren Aktenschrank aufbewahrt werden. Ein digitales Behandlungsformular oder die Behandlungsnotizen-Funktion auf Phorest wäre da sicherer.

Wir empfehlen allen Salon sich mit ihren Versicherungen abzusprechen und genau nachzufragen, wie lange sie die Kundendaten speichern müssen. Das ist eine legale Verpflichtung, die ihr habt und die mehr gilt, als das Recht des Kunden auf die Löschung seiner Daten.

Unter Manager/Einstellungen/Allgemeine Einstellungen kann man eine Datenspeicherfrist einstellen, die dafür sorgt, dass Kunden, die eine bestimmte Zeit nicht mehr im Salon waren, automatisch gelöscht bzw. anonymisiert werden. Das reicht von 2-10 Jahren bzw. für immer.  Du musst also nicht selber die Kunden heraussuchen und löschen.

Es unterliegt der Verantwortung des Salons sich zu versichern, wie lange er seine Daten speichern möchte bzw. aus diversen Gründen muss. Daher muss es auch der Salon selbst im System einstellen und aktivieren. Bisher steht es auf “off”, da ihr das selber einstellen müsst.

Ja, wenn du versichern kannst, dass sie sicher gespeichert sind. Statt sie bspw. auf deinem Computer zu lassen, zugänglich für Dritte, speichere sie auf einem USB-Stick ab und verwahre diesen in einem Safe.

Es ist möglich, dass du aus steuer- oder versicherungstechnischen Gründen, deine Datenbank behalten musst, erkundige dich, bevor du eine Entscheidung triffst.

Wir empfehlen es, von jedem Kunden, egal ob alt oder neu, der ab dem 25. Mai in deinen Salon kommt, das digitale Kundenformular ausfüllen und unterschreiben zu lassen. So können Bestandskunden auch gleichzeitig nachsehen, ob die Informationen noch aktuell sind. Alles Alte kannst du daraufhin löschen.

Wenn sie seit 3 bis 4 Jahren nicht mehr bei dir im Salon waren, ist es ziemlich wahrscheinlich, dass sie nicht mehr zurückkommen werden. Deshalb empfehlen wir dringend, dies nicht zu tun. Dafür fehlt dir in diesem Fall ein rechtmäßiger Grund. Außerdem ist es unsere Überzeugung, als Marketing-Experten, dass dies nicht besonder effizient wäre. Qualität, über Quantität – schreibe lieber weniger Kunden, die dafür aber ehrlich interessiert sind, als einer ewig langen Liste, die dafür aber nie in den Salon kommen.

Wie wäre es, wenn du bei uns vorbeikommst? 😉

Melde dich doch am besten bei einem unsere Salon Berater und lasse dich informieren – sie helfen gerne! Schreib einfach eine E-Mail an hallo@phorest.de .

Das ist eine sehr, sehr gute Idee, an der wir auch bereits schon arbeiten! Jeder Phorest Kunde wird einen solchen Sticker erhalten, der besagt, dass ihr Phorest nutzt und euch die Daten eurer Kunden wichtig sind.

Wir möchten euch nur noch einmal daran erinnern, dass es nicht reicht, eine DSGVO-konforme Software zu nutzen um vollständig DSGVO-konform zu sein. DSGVO-Konformität ist ein andauernder Prozess und du solltest dich regelmäßig darüber informieren, was du tun musst.

Zugriffsanfragen von betroffenen Personen werden von Verbrauchern gestellt. Die zuständigen Behörden dürften solche Vorlagen zur Verfügung stellen. Eine einfache schriftliche Anfrage bzw E-Mail dürfte allerdings reichen. Wenn ihr solch eine Anfrage bekommt, versichert euch bitte, dass sie auch wirklich von der betroffenen Person kommt. Ihr habt daraufhin 30 Tage um diese zu bearbeiten! Da so etwas lange dauern kann, solltet ihr euch sobald wie möglich darum kümmern.

Noch einmal, du darfst nur Daten sammeln und speichern, die du auch wirklich brauchst. Das ist das Prinzip der Datensparsamkeit bzw.. Zweckgebundenheit. Solltest du diese Informationen brauchen, sei es um die Behandlung ordnungsgemäß durchzuführen oder aus versicherungstechnischen Gründen, dann darfst du sie erfragen.

Im Basis Formular, wirst du sie allerdings nicht hinzufügen können. Solltest du dich für das Complete Advantage Paket entschieden haben, dann kannst du eigene Formulare erstellen und sie den Behandlungen und Dienstleistungen zuordnen. Damit stellst du sicher, dass du pro Behandlungen nur sammelst, was du brauchst, und gleichzeitig wird alles konform erfragt, unterschrieben und gespeichert.

Mit den Behandlungsformularen auf dem Complete Advantage Paket, wirst du deine eigenen Formulare bauen können und sie den jeweiligen Behandlungen und Dienstleistungen zuordnen. Du kannst jeder Dienstleistung oder Behandlung nur jeweils ein Formular zuordnen. Aber du kannst durchaus ein Formular mehreren Dienstleistungen zuordnen!

Übrigens, wenn du für zwei Behandlungen ähnliche Formulare brauchst, kannst du einfach eines erstellen, und dann duplizieren – das Duplikat kannst du dann verändern und einer anderen, ähnlichen Behandlung zuordnen.

Die neuen digitalen Behandlungsformulare kommen in einem Tablet-freundlichen Format, über die Phorest Go App direkt auf dein Tablet. Dieses kannst du dann den Kunden geben und sie können sie direkt darauf ausfüllen und unterschreiben. Damit ist die Unterschrift direkt in deinem System gespeichert!

Sehr gute Idee – wir sind allerdings einen Schritt weitergegangen. Wenn du deine eigenen Formulare erstellst, kannst du direkt einstellen wie häufig dieses Formular gezeigt werden soll – je nachdem wie du es für genau dieses Formular benötigst. D.h. von “Nur dieses eine Mal” bis “Bei jedem Besuch” ist alles möglich!

Ja. Du wirst ‘alte’ Kunden aus deiner Datenbank entfernen können. Melde dich bei unseren Salon Beratern oder aber stelle eine Datenspeicherfrist ein und das System macht es automatisch.

Sie sind verfügbar auf iPad und Android.

Grundsätzlich kannst du das natürlich tun – solange du es nur an Kunden schickst, die ihre Einwilligung zu Marketing gegeben haben und in den letzten 3 Jahren in deinem Salon waren. Wir möchten dich allerdings noch einmal daran erinnern, dass DSGVO-Konformität mehr verlangt, als eine DSGVO-konforme Software zu nutzen.

Statt einer speziellen E-Mail zu dem Thema, wie wäre es wenn du den DSGVO-Sticker, den wir dir zuschicken, als digitales Bild in deinen nächsten Marketing-E-Mails einfügst?

Personenbezogene Daten von Kindern fallen unter der DSGVO in die Kategorie besonders sensibler Daten. Wir empfehlen unserer Kunden daher Daten von Kindern unter 16 Jahren, nur zu speichern wenn es absolut notwendig ist, und auch dann nur mit dem schriftlichen Einverständnis der Eltern. Von Marketing raten wir absolut ab und von Salon Selfies auch. Wenn ihr erst keine Telefonnummern von Minderjährigen speichert, kann so etwas auch nicht aus Versehen passieren.

Wenn du das Phorest Complete Advantage Package findest du vielleicht einige Vorlagen in deinem System. Die haben wir bereits für dich vorbereitet, damit du ein Bild davon hast, was du tun kannst. Du musst ihnen allerdings selbst Dienstleistungen hinzufügen und sie publizieren und solange ein Formular nicht publiziert ist, ist es bearbeitbar. Viel Spaß beim Basteln!

Ja. PIN Codes sind seit dem 25. Mai Pflicht. Erkundige dich bei deinem Softwareanbieter wie das handzuhaben ist. PIN Codes und Zugriffsrechte stelle sicher, dass nur befugte Mitarbeiter Zugang zu den Daten haben und außerdem kann so nachvollzogen werden, wer sich wann Zugang zu welchen Daten verschafft hat.

Solltest du auf dem Complete Advantage Paket sein kannst du sämtliche Papierformulare, die du normalerweise nutzt, ganz einfach nachbauen und den jeweiligen Dienstleistungen hinzufügen.

WIr verweisen wieder einmal auf das Feature zur Datenspeicherfrist. Ab dem Ende dieser Frist (solltest du eine eingestellt haben) werden sämtliche Daten dieses Kunden gelöscht bzw anonymisiert. Das gilt auch für archivierte Kunden! Archivieren alleine reicht seit der DSGVO nicht mehr.

Allen Kunden, die auch vor dem 25. Mai 2018 ihr Einverständnis gegeben haben, darfst du auch weiterhin Nachrichten schicken, auf der Grundlage des berechtigten Interesses. Du solltest sie aber um Erneuerung dieser Zustimmung bitten, wenn sie das nächste Mal in den Salon kommen. Dein Phorest System wird dich dazu übrigens automatisch auffordern. Außerdem entzieht deine Phorest Salonsoftware automatisch allen Kunden, die seit 3 Jahren nicht mehr im Salon waren, die Marketing-Einwilligung. Du kannst sie aber natürlich wieder um Einverständnis bitten, wenn sie das nächste Mal in den Salon kommen – direkt über das digitale Kundenformular – einfach und DSGVO-konform.

Ab dem 25. Mai, wird dich dein Phorest Salonsoftware System automatisch dazu auffordern, einen neuen Kunden um Marketing Einverständnis zu bitten. Über das neue digitale Kundenformular, oder die personalisierten Behandlungsformulare geht das einfach und DSGVO-konform.

Da sind wir uns leider auch nicht sicher. Wenn du einen Nachweis darüber hast, dass deine Kunden damit einverstanden waren, bist du wahrscheinlich auf der sicheren Seite, aber du solltest dich wahrscheinlich anderweitig erkundigen. Normalerweise müssten die zuständigen Behörden dir eine Antwort geben können. Lass dir diese am Besten schriftlich geben, dann kannst du nachweisen, das du proaktiv versucht hast konform zu sein und auf Anraten eines Experten gehandelt hast.

Außerdem, frage vielleicht einfach deine Kunden, wenn sie das nächste Mal in den Salon kommen – manche Dinge lassen sich zwischenmenschlich einfacher regeln.

Bestätigungs-SMS und E-Mails, genauso wie Erinnerungsnachrichten, sind geschäftliche, transaktionale Nachrichten und kein Marketing. D.h. sie sind Teil des vom Kunden geforderten Services, was bedeutet, dass ein rechtmäßiges Interesse besteht. Sollte ein Kunde allerdings zu dir kommen und verlangen von nun an keine Nachrichten mehr zu erhalten, solltest du das respektieren und die Funktion für diesen Kunden abstellen. Um Bewertungen zu bitten, ist übrigens auch Teil deiner Transaktion und des Services und kein Marketing.

Wenn du erst einmal das Einverständnis deines Kunden zum Marketing erhalten hast, kannst du ihm wie üblich schreiben und Angebote schicken. Achte darauf, dass du nicht zuviele Nachrichten schickst und deine Kunden nicht belästigst. Wenn dein Marketing zu einem Ärgernis wird, ist die wahrscheinlich wenig erfolgreich 😉  Alle deine Nachrichten, on SMS oder E-Mail, müssen einen Link enthalten, über den sich der Kunde abmelden kann. Diesen Link wird man beim Phorest System nicht entfernen können.

Die DSGVO stellt ‘Kinder’ d.h. Menschen unter 16 Jahren, unter besonderen Schutz, obwohl noch nicht 100% geklärt ist, wie mit den Daten umzugehen ist. Wir empfehlen daher Daten von Kindern nur zu speichern wenn absolut notwendig und auch dann, nur mit schriftlichem Einverständnis der Eltern. Auf Marketing solltet ihr komplett verzichten.

Wenn du personenbezogene Daten von Kindern unbedingt brauchst, um deine Behandlungen auszuführen, dann musst du auf jeden Fall das schriftliche Einverständnis der Eltern haben. Grundsätzlich solltest du dir überlegen, ob es nicht reicht, die Daten der Eltern zu speichern und nicht die des Kindes.

Wenn du eine legale Verpflichtung hast Kundendaten für eine gewissen Zeit zu speichern – aus versicherungstechnischen oder steuerlichen Gründen z.B., dann musst du das tun. Deine rechtlichen Verpflichtungen sind in jedem Fall vorrangig.

In deinem Phorest System, kannst du die Datenspeicherfrist z.B. auf 7 Jahre stellen – dann löscht Phorest alle Daten von Kunden, die 7 Jahre nicht mehr im Salon waren – nicht vorher!

Deine vorrangige Verpflichtung gilt deiner Versicherung gegenüber, da das eine gesetzliche Verpflichtung ist.  Das bedeutet, selbst wenn ein Kunde einen Antrag auf Löschung stellt, darfst du die Daten weiter speichern, wenn deine Versicherung das verlangt.

Du hast wahrscheinlich bisher Behandlungsformulare auf Papier. Diese kannst du weiterhin nutzen, wenn du sie DSGVO-konform aufbewahrst und speicherst. Wenn du Phorest Kunde bist und auf dem Complete Advantage Paket, dann hast du Zugang zu den digitalen Behandlungsformularen, die es dir ermöglichen digitale Versionen all deiner üblichen Formulare zu erstellen und zu ersetzen. Damit kannst du ab dem 25. Mai alle deine Papierformulare loswerden und zu einer komplett papierfreien Lösung wechseln. Deine Kunden können diese Formulare direkt über das Tablet ausfüllen und unterschreiben.

Ja. Kundenkategorien zu erstellen, die Sinn machen für Marketingzwecke ist sogar im Interesse deiner Kunden, so bekommen sie nämlich nur Werbung, bzw Angebote, die sie interessieren. Und weniger als sie bekommen würden, wenn du jede E-Mail an deine gesamte Kundenkartei schickst!

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Markus wird dein engagierter Salonsoftware Berater sein:

„Stelle so viele Fragen wie du möchtest und entdecke alle Möglichkeiten, die Phorest zu bieten hat.

Phorest ist das Komplettpaket für deinen Salon und es ist wirklich einfach zu bedienen.“