5 keinoa tehdä palautteen antamisesta työntekijälle helpompaa

Vierasartikkeli: Valerie Delforge, perustaja & toimitusjohtaja Delforge + Co.

Parhaimpia asioita joita johtaja voi tarjota on rehellinen palaute työntekijälle. Kun palaute on annettu rakentavasti ja ystävällisesti, sillä voi olla tuntuva vaikutus tiimin sitoutumiseen. Iso haaste on siinä, että helposti pelätään antaa kritiikkiä sekä johtajan että työntekijän puolelta. Tämä koetaan epämukavaksi asiaksi. Palautteen antaminen voikin olla haastavaa ja aina ei ole helppo pysyä neutraalina tämäntyyppisessä keskustelussa, mutta tähänkin löytyy muutamia apukeinoja.

 

Apukeinoja Työntekijä Palautteen Antamiseen

Vuosien mittaan olen johtanut isoja tiimejä ja oppinut että on 5 avainasiaa, jotka auttavat tulemaan sinuiksi palautteen antamisen kanssa. Jos sinullakin on kokemusta tiimin vetämisestä, seuraavat pointit saattavat olla tuttuja, mutta jos olet uusi johtajan roolissa, nämä neuvot kannattaa pistää korvan taakse! 😉

1. Ympäristö

Istuin kerran kahvilassa ja kuulin kuinka eräs esimies jutteli työntekijänsä kanssa ja antoi hänelle palautetta tiimityöskentelyn puutteesta. Minua ainoastaan säälitti tämä työntekijä, sillä tilanne oli melko alentava hänelle. Kahvilla käyminen työntekijän kanssa on ihan hyvä, mutta kannattaa harkita millaista palautetta siellä voi työntekijälle antaa. Sen perusteella mitä minä kuulin, heidän oma toimistonsa olisi ollut parempi paikka kyseiselle keskustelulle.

Oikean ympäristön valitseminen on ratkaisevaa. Henkilökohtaisesti, olen itse seurannut tätä kaavaa:

  • Ainoastaan positiivista palautetta -> Liikkeessä
  • Rakentavaa kritiikkiä -> Poissa työympäristöstä, ehkä kahvilassa ihan hiljaisessa nurkassa
  • Vaikeampia asioita -> Toimistossa

Harkitse kysyä työntekijältä missä he tuntevat olonsa mukavaksi: “Missä haluaisit puhua? Ihan vain 5 minuutiksi”

palaute työntekijälle

2. Kehonkieli

Ehkä tärkein kohta palautteen antamisessa: 55% kommunikoinnista on muuta kuin sanallista. Jotta tulet luontevaksi kritiikin antamisessa, suosittelen vahvasti arvioimaan ympäristöä, sillä se vaikuttaa kehonkieleesi. Varmista ettei sinun ja työntekijän välillä ole mitään esteitä – kuten esim. työpöytää. Pöytä tai mikä tahansa se on mikä välissänne on, tekee tapaamisesta virallisemman ja sitä pitäisi käyttää vain kurinpidollisiin tapaamisiin.

Kahvilassa, yritä löytää paikka, jossa on sohva tai vain ihan pieni pöytä. Tämä antaa mahdollisuuden avoimeen kehonkieleen, tarkoittaen ettei sinulla ole mitään salattavaa tai taka-ajatuksia keskustelussa.

Kuunteleminen on taidetta, joten nyökkäile ja huomioi keskustelukumppanisi mielipiteet. Myös, pidä mielessä nämä kolme tärkeää sääntöä:

  • Kämmentesi tulisivat olla näkyvillä
  • Muista että hymysi on tärkeä
  • Ota katsekontakti.

Voit oppia lisää kehonkielestä kuuntelemalla podcasteja, lukemalla kirjoja ja artikkeleita aiheesta. Aihe on todella kiinnostavaa!

3. “Hot Dog” kommunikointi

Kun annat palautetta työntekijälle, hot dog lähestymistapa toimii hyvin: Sämpylä – Nakki– Sämpylä. Tätä keskustelumallia seuraamalla pystyt kommunikoimaan paremmin:

  • Sämpylä = Mieti alkuun jotain positiivista sanottavaa
  • Nakki = Varsinainen palaute ja kritiikki
  • Sämpylä = Lopeta positiivisella asialla

Periaatteessa kaikkien keskusteluiden tulisi mennä näin: positiivinen, negatiivinen ja positiivinen. Jos omaksut tämän mallin, huomaat että se antaa mahdollisuuden aloittaa ja lopettaa keskustelu hyvillä mielin mahdollistaa sen että työntekijäsi tuntee itsensä enemmän motivoituneeksi kuin maansa myyneeksi.

Harkitse positiivisten asioiden kirjoittamista ylös ennen tapaamista, jotta muistat mainita ne ja yritä käyttää tätä tapaa kaikilla elämäsi osa-alueissa tottuaksesi tähän kommunikointityyliin.

Liittyen aiheeseen | 5 ammattilaisen neuvoa, joilla parantaa työntekijöiden työmoraalia ja liiketoimintaa

4. Saa heidät puhumaan

Kommunikointi on molemminpuolista. On erittäin tärkeää että keskustelukumppanisi saa myös oman puheenvuoronsa, jotta saatte kaiken selvitettyä ja käsiteltyä ennen keskustelun päättymistä. Kysy kysymyksiä, toista heidän kommenttejaan vahvistaaksesi heille että olet kuunnellut ja varmista vielä että molemmat hyväksytte ratkaisun.

On tärkeää että myös heidän näkökulmansa on otettu huomioon ja kuultu, huolimatta siitä ovatko he oikeassa vai ei. Kuunteleminen ja ratkaisun keksiminen on win-win tilanne molemmille.

Voit kysyä jotain jo keskustelun alussa saadaksesi heidät puhumaan: “Miten eilisen asiakkaan kanssa meni?” Jotain helppoa ennen kuin pääsette varsinaisen asian ytimeen.

5. Yrityksen tarpeet

Kaikki on lopulta kiinni siitä mitä yritys tarvitsee. Kun pidät tämän mielessäsi palautekeskusteluissa ja kun kuuntelet tiimiäsi, keskustelun lopputulos on selkeä. “Kuinka tämä vaikuttaa yrityksen tarpeisiin?”

Tällä tavalla voit kuunnella ja huomioida kaiken mitä on sanottu, sekä olla mahdollisimman puolueeton ja rauhallinen kun teet päätöksiä. Olen kuullut ja nähnyt monta kertaa kun esimies on mennyt liian henkilökohtaiseksi (esim aikaisemmin mainittu kohtaus kahvilassa). Kyse ei ole kuitenkaan sinusta, vaan siitä mitä yritys tarvitsee pysyäkseen linjassa luomasi brändin kanssa.

Olisiko hyvä idea pitää joskus tiimipalaveri jossa käytte läpi kauneushoitolanne tai kampaamonne tarpeet. Voitte käydä läpi asiakkaan matkan aina ajanvarauksesta maksutilanteeseen ja poislähtöön. Tiimi oppii ymmärtämään mitä yritys tarvitsee saavuttaakseen täyden potentiaalinsa.

 

Kiitos lukemisesta!

#LetsGrow

 


Featured imaged shot on location of Aviary Lane. © 2017 Phorest Salon Software.