Parhaat tavat käyttää puhelinvastaajaa kampaamossa tai hoitolassa

puhelinvastaaja kampaamossa

Oletko koskaan miettinyt kuinka monta asiakasta olet menettänyt yrityksesi puhelinvastaajan takia? Vastaajan tavoite on saada asiakkaita varaamaan aika eikä karkottamaan heitä pois. Kokosimme yrityksemme kampaamoiden ja hoitoloiden koulutustiimin kanssa malli esimerkkejä vastaajan viesteistä, jotka takaavat että asiakas varaa ajan.

Vastaajaan ei kannata luottaa kuitenkaan likaa

Valitettavasti joskus kampaamossa tai kauneushoitolassa on niin kiire että puhelimeen vastaaminen on todella vaikeaa eikä vastaanottotiskille riitä henkilöä hoitamaan pelkästään tätä puolta. Tämän takia vastaaja hoitaa homman, mutta hoitaako se sillä tavalla kuin sen pitäisi?

Usein vastaaja ei toimi toivotulla tavalla ja tästä on haittaa sinun mahtavalle asiakaspalvelulle. Tämän takia emme suosittele että turvaudut liikaa tähän, vaikka joskus se tuntuukin ainoalta mahdollisuudelta kiireen keskellä.

Parhaat käytännöt

Tarvitset ehdottomasti puhelinvastaajaan niille ajoille kun yrtityksesi ei ole auki, joten tässä parhaat käytännöt, joilla saat vastaajan toimimaan.

> Tee äänitteestä mahdollisimman lyhyt

Mitä pidempi äänite on sitä todennäköisemmin asiakas katkaisee puhelun.

> Tee äänitteestä iloisen ja lämpimän kuuloinen

On jo valmiiksi tarpeeksi turhauttavaa päätyä vastaajaan… kun olet auttavaisen ja iloisen kuuloinen auttaa tämä varmasti siihen että asiakas ei ärsyynny!

> Tarjoa toista varaus mahdollisuutta

Tarjoaako yrtiyksesi nettiajanvarausta? Jos tarjoaa niin voit ujuttaa tämän tiedon johonkin kohtaa äänitettä. Lue lisää aiheesta 3 Keinoa miten saat enemmän nettiajanvarauksia!

> Tarjoa mahdollisuutta siihen että soitat takaisin jonkun tietyn ajan kuluessa

Jos valitset tämän, muista pitää tästä myös kiinni, koska jos lupaat soittaa takaisin kahden tunnin sisällä niin tämän pitää myös tapahtua tällä aikavälillä. Kun pidät lupaksista kiinni pystyt erottautumaan asiakaspalvelulla ja asiakkaat pysyvät tyytyväisinä.

> Älä laita liika tietoa viesteihin

Jos sanot että joilla tietyllä päivällä on vapaita aikoja saattaa tämä olla hankalaa ja tuottaa sinulle enemmän töitä kun joudut päivittää vastaajaa koko ajan. Tämän sijasta sinun tulisi antaa tieto milloin olet auki seuraavan kerran sekä kertoa nettiajanvaraus mahdollisuudesta.

> Vältä taustamelua

Taustamelu voi tehdä soittajalle todella vaikeaksi ymmärtää mitä yrität sanoa. Mene tekemään äänite paikkaan, jossa on mahdollisimman hiljaista!

> Harjoittelu tekee mestarin

Kun teet viestin vastaajaan on todella tärkeää harjoitella sitä ja kirjoitaa viesti ylös enne kuin äänität sen. Viestisi kuulostaa tällöin paljon luontevammalt ja paremmalta. Harjoittelun avaulla saatat myös löytää parhaat sanat ja niiden järjestyksen.

 

Esimerkkejä: 8 kampaamon tai kauneushoitolan vastaajan viestiä (Englanniksi)

Haasteita tulee aina olemaan kun johdat yritystä ja vastaajan viestit ovat usein yksi näistä ongelmista. Niihin ei välttämättä keskitytä kovinkaan paljon, koska ne eivät ole tärkein asia. Kuitenkin näillä voi olla suuri merkitys ja ne tarjoavat ison mahdollisuuden. Mielestämme ne ovat yhtä tärkeitä kuin yrityksen nettisivut, logot tai sosiaalinen media. Pidä huoli että ne tekevät töitä sinulle eikä sinua vastaa.

Kiitos kun luit!

#LetsGrow