Corona-Virus - Infos, Tipps & Unterstützung

Auf dieser Seite haben wir Informationen zusammengetragen, die Salonbesitzern helfen sollen Strategien auszuarbeiten, wie sie ihre Kunden, ihre Mitarbeiter, sich selbst und ihr Geschäft vor den Konsequenzen der Corona-Krise schützen können. 

Phorest Salon Software
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  1. Was ist COVID-19, das neuartige Corona-Virus?
  2. Welche Auswirkungen hat COVID-19 auf Salons und Spas?
  3. Gesundheit & Wohlbefinden des Personals
  4. Gesundheit & Wohlbefinden der Kunden
  5. Gesundheit & Wohlbefinden deines Geschäftes
  6. Finanzberichte, die du dir ansehen solltest
  7. Next steps

Auf dieser Seite haben wir die wichtigsten Informationen gesammelt, die ihr als Salonbesitzer und Branchenexperten braucht um die richtigen Strategien für eure Salonunternehmen auszuarbeiten. Die Auswirkungen des Coronavirus, COVID-19, sind jetzt schon exterm. In Österreich, in der Schweiz und in Teilen Deutschlands sind Friseursalons, Kosmetikinstitute und Spas bereits geschlossen. Bisher wissen wir nicht, wie lange diese Situation andauern wird und welche Konsequenzen sich daraus für euch, euer Salonunternehmen und eure Mitarbeiter ergeben.

Salons und Spas sind Branchen, die auf Menschen und den physischen Kontakt mit ihnen ausgerichtet sind. Homeoffice und Distanz sind in dieser Branche nicht möglich, weshalb sie besonders betroffen sind. Gerade deshalb ist es so wichtig, dass ihr jetzt auf die möglichen Auswirkungen von COVID-19 achtet und Pläne für eventuelle Konsequenzen erstellt.

Die Phorest Salonsoftware stellt diese Informationen zusammen mit der ausdrücklichen Absicht, Unternehmern und Experten in der Haar- und Kosmetikbranche zu sensibilisieren. Besonders wenn sie auf der Suche nach Einblicken und Inspiration sind, um Aktionspläne für ihre Geschäfte auszuarbeiten.

Wir empfehlen jedoch, dass ihr bei spezifischen rechtlichen oder medizinischen Informationen einen qualifizierten Experten ansprecht.

Was ist das Coronavirus?

Coronaviren sind eine umfangreiche Familie von Viren, die bei Mensch und Tier Atemwegserkrankungen verursachen. Das Coronavirus (COVID-19) wurde erstmals im Dezember 2019 in Wuhan City in China gemeldet.

Die Symptome: Atembeschwerden, Fieber, Husten, Kurzatmigkeit und Atembeschwerden. In schwereren Fällen kann die Infektion eine Lungenentzündung, ein schweres akutes Atemwegssyndrom, Nierenversagen und sogar den Tod verursachen.

Mehr Informationen zu der Erkrankung und den Symptomen könnt ihr hier finden.

Standard-Schutzmaßnahmen: Regelmäßiges Händewaschen (mind. 20 Sekunden mit Wasser und Seife), Mund und Nase beim Husten und Niesen mit einem Taschentuch bedecken oder in die Armbeuge husten, nicht das eigene Gesicht berühren, das Taschentuch sofort entsorgen und Hände desinfizieren. Vermeidet engen Kontakt mit Personen, die Symptome einer Atemwegserkrankung wie Husten und Niesen aufweisen.

Mehr Informationen zu Übertragungswegen und Hygiene findet ihr hier

Welche Auswirkungen hat COVID-19 auf Salons und Spas?

In Österreich, in der Schweiz und in Teilen Deutschlands wurden Friseursalons, Kosmetikinstitute und Spas bereits geschlossen. Bisher für eine befristete Zeit, auch wenn diese möglicherweise verlänger werden könnte.

Es gibt also immer noch viele Spekulationen und Ängste darüber, was die nächsten Phasen von COVID-19 für die Gesellschaft, für Saloninhaber persönlich und beruflich bedeuten könnten. Es gibt auch eine wachsende Besorgnis von Salon- und Spa-Besitzern darüber, welche Schritte sie übernehmen sollten, um ihr Personal, ihre Kunden und sich selbst vor den negativen Auswirkungen des Virus zu schützen. Auch nach Ablauf der offiziellen Schließungen. Es wird geschätzt, dass das Virus noch mindestens einige Monate im Umlauf bleiben wird.

Wir halten also fest, dass es keine Strategie gibt, die euch zu 100% vor dem Virus und den Konsequenzen schützt. Es gibt jedoch bewährte Maßnahmen, die eingeführt werden können, um die Gesundheit und das Wohlbefinden aller Personen, die deinen Salon betreten, zu fördern. Diese sind auch gültig, wenn dein Salon nach den offiziellen Schließungen wieder eröffnet.

In der Zwischenzeit solltest du dir Strategien ausarbeiten, wie du negative Geschäftsszenarien so gut es geht vermeiden kannst , die durch die COVID-19-Krise verursacht werden.

Wir empfehlen Salonbesitzern, Managern und Teammitgliedern offen und transparent zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Alle sollten sich der Besonderheiten dieses Gesundheitsrisikos bewusst sein und Strategien ausarbeiten, wir ihre Personal, Kunden und das Geschäft bestmöglich absichern könnt.

Team-Management in Zeiten von Covid-19

Gesundheit und das Wohlbefinden deines Teams sind im Moment ein viel diskutiertes Thema, besonders in den Regionen in denen Salons noch geöffnet sind. Doch auch in den Wochen und Monaten nach Aufhebung der Sperren, werden diese Themen wieder relevant.

Wir haben eine Liste von Erwägungen und Maßnahmen zusammengestellt, die Salonbesitzer und -manager in Bezug auf das Team- und Personalmanagement berücksichtigen sollten.

Der Schlüssel dazu ist die Erstellung von Richtlinien, die dein Team in Bezug auf COVID-19 befolgen sollte.

Sei offen, ehrlich und transparent, wie du diese Richtlinien entwickelst und deinem Team mitteilst. Und es wird dringend empfohlen, dass du sie jedem Teammitglied schriftlich zur Verfügung stellst und dass du diese Dokumentation irgendwo sichtbar (nicht kundenorientiert) lässt, damit dein Team sie durchsehen kann.

Gesundheitsrichtlinien für das Personal

Habe eine klar Richtlinie für Krankheitsfälle beim Personal – speziell im Bezug auf COVID-19.

Diese Richtlinien sollten die folgenden Aspekte berücksichtigen:

  • Alle Teammitglieder sollten angemessen ausgebildet werden, um Infektionen vorzubeugen (Mehr Informationen zu der Erkrankung und den Symptomen findet ihr hier).
  • Alle Teammitglieder sollten angemessen geschult werden um Symptome von Covid-19 zu erkennen (Mehr Informationen zu Übertragungswegen und Hygiene findet ihr hier).
  • Kranke Mitarbeiter sollten ermutigt werden, zu Hause zu bleiben.
  • Teile deinem Team im Voraus mit, dass jeder, der Symptome zeigt, sofort nach Hause geschickt wird.
  • Habe Verständnis für Mitarbeiter, die bei Krankheit eines Familienmitglieds zu Hause bleiben müssen. Sorge für eine flexiblere Regelung, als sie unter diesen Umständen vielleicht üblich ist.
  • Reiserichtlinien für Mitarbeiter des Instituts oder Salons: Das Personal muss den Vorgesetzten über geplante benachrichtigen und bei der Rückkehr den Gesundheitszustand beurteilen.
  • Prüfe ob deine aktuellen Personalpolitik, mit den Empfehlungen für die öffentliche Gesundheit sowie mit den bestehenden staatlichen und bundesweiten Arbeitsschutzgesetzen vereinbar ist.
  • Geh mit gutem Beispiel. Alle Salonbesitzer/-manager sollten sich auch selbst an die oben genannten Maßnahmen und Praktiken halten.

Gesundheit des Salonbesitzers/-managers

  • Unbedingt einen Notfallplan erstellen, für den Fall, dass der Salonbesitzer oder -manager bis zu 2 Wochen lang in Selbst-Quarantäne zu Hause bleiben muss!

Kundenmanagement in Zeiten von Covid-19

Gesundheit und Wohlbefinden deiner Kunden sind absolute Priorität in deinem Geschäft. Steckt sich ein Kunde in deinem Salon an oder sprechen Kunden über mangelnde Hygienemaßnahmen, kann das ernsthafte Folgen für die Zukunft deines Salons haben.

Wir haben eine Liste von Vorkehrungen und Maßnahmen zusammengestellt, die Salonbesitzer, Manager und Teammitglieder in Bezug auf guten Umgang und angemessene Kommunikation mit Kunden beachten sollten.

Auch hier ist wichtig, dass du klare Richtlinien erstellst, die dein Team beachten soll. Gerade im Umgang mit Kunden, die möglicherweise mit COVID-19 infiziert sind, sowie mit Kunden, die Fragen und Bedenken haben, ist es extrem wichtig, dass alle Mitarbeiter die gleichen Antworten und das gleiche Verhalten haben.

Sei offen, ehrlich und transparent, wenn du mit Kunden bezüglich COVID-19 kommunizierst. Wir empfehlen dir dringend, dass du diese Kundenrichtlinien in schriftlicher Form vorliegen hast, falls ein Kunde weitere Informationen benötigt.

Gesundheitsrichtlinien für Kunden

Hier geht es in erster Linie darum, einen Aktionsplan für den Umgang mit potenziell erkrankten Kunden zu beschließen und zu entscheiden, wie du deinem Kundenstamm Gesundheits- und Geschäftsinformationen vermitteln kannst.

  • Bitte Kunden ihre Termine frühzeitig zu verschieben, wenn sie sich unwohl fühlen sollten (dazu kannst du eine Info in die Terminerinnerungen setzen oder eine allgemeine Information auf deine Webseite und deine sozialen Medien).
  • Stelle Kunden Taschentücher, Desinfektionsmittel und Mülleimer zur Verfügung, die einfach zu erreichen und gut sichtbar sind.
  • Bringe deinen Mitarbeitern bei so sorgfältig wie möglich bei der Reinigungsroutine zu sein und Oberflächen den Tag über regelmäßig zu desinfizieren.
  • Arbeite mit deinem Team daran einheitliche Antworten zu geben, Kunden sich nach Hygiene-Maßnahmen und ähnlichen Fragen erkundigen.

Businessmanagement in Zeiten von Covid-19

Wenn dein ganzer Fokus und deine Aufmerksamkeit auf der Gesundheit und dem Schutz von Kunden und Mitarbeitern liegt, kann es schwierig sein, Zeit dafür zu finden, einen Plan für die finanzielle Gesundheit deines Salonunternehmens zu erstellen.

Manchen ist dieses Thema unangenehm und sie besprechen es nur ungern mit anderen Leuten. Dabei ist es völlig verständlich und nachvollziehbar, dass du dir Sorgen um die Zukunft deines Salons machst.

Als erstes solltest du dir deshalb klar machen: die Verantwortung, Überlegungen und Planungen musst du nicht alleine stemmen. Dein Team, deine Kollegen und deine Familie sind für dich da. Wenn du dich überfordert oder unorganisiert fühlst, wende dich an dein Umfeld. Sie können dir dabei helfen, bei diesem komplizierten Thema einen klaren Kopf zu bewahren.

Schauen wir also, welche Möglichkeiten du hast, dein Unternehmen auf das Unerwartete vorzubereiten:

Erstelle deinen COVID-19-Gameplan

Es ist jetzt an der Zeit, gemeinsam mit deinem Team ein klares Konzept auszuarbeiten wie ihr mit der aktuellen Situation und den Konsequenzen umgehen wollt.

Wir können nicht vorhersagen, was in den kommenden Wochen und Monaten passieren wird. Aber es wird weitere Schließungen geben, kurzfristige oder langfristige, und es wird auch Wiedereröffnungen geben. Es ist wichtig alles zu planen, aber alles zu seiner Zeit

An diesen 2 Fronten solltest du anfangen:

  1. Was ihr jetzt sofort tun müsst (wenn dein Salon noch offen ist)
  2. Was ihr im schlimmsten Fall tun müsstet (wenn dein Salon schließen muss)

Der Ton deines Unternehmens

Bei der Kommunikation mit den Kunden, sei es im Salon oder durch Marketing, zeige einen warmen, positiven Ton. Die Nachrichten sind schon einschüchternd genug. Kunden brauchen jetzt nicht noch mehr Ängste, Stress und Negativität. Sei also ein Leuchtfeuer der Positivität und des Optimismus, wenn du kommunizierst. Das gilt für E-Mails, SMS und soziale Medien. Der Ton macht die Musike – in der Musik, wie in der Kommunikation.

Beruhige deine Kunden

Versichere deine Kunden per E-Mail, dass dein Unternehmen die notwendigen Schritte und Vorkehrungen trifft, um die Sicherheit und Gesundheit aller Personen in deinem Salon zu gewährleisten. Einige Salons werden sich gegen so eine Nachricht entscheiden. Es ist aber immer gut, wenn du sie bereit hast, für den Fall, dass die Buchungen nachlassen und du die Kunden sofort beruhigen musst.

Du brauchst Inspiration, für so eine Nachricht? Bitte klicke hier.

Fang an, Stammkunden wieder aktiv einzubuchen

Die Phorest Salonsoftware bietet eine Funktion namens Kunden-ReConnect, die erkennt, welche Kunden überfällig sind. Diese Funktion hilft dir dies Kunden zu identifizieren, zu kontaktieren und mit ihnen einen neuen Termin abzumachen. Sie ist eine großartige und schnelle Möglichkeit, dir neue Termine zu sichern. Phorest Nutzer finden den Kunden-ReConnect im Marketing-Teil ihrer Software.

Mundpropaganda fördern

Die Kundenbindung ist lebenswichtig. Aber du solltest auch dafür sorgen, dass auch neue Kunden weiterhin deinen Salon besuchen, bzw. dich finden, wenn du wieder aufmachst. Einer der besten Wege gefunden zu werden, ist eine Online-Mundpropaganda-Kampagne.

Einfach ausgedrückt: Bringe deine Kunden dazu, deinen Salon zu bewerten, und mache diese Bewertungen bei Google, Facebook und Yelp sichtbar.

Bei Google gilt: Je mehr 5-Sterne-Bewertungen du hast, desto höher ist dein Ranking und desto besser wird dein Salon auf Google gefunden. Das wird ein leistungsstarkes Instrument sein, wenn Menschen online nach Salons suchen.

Phorest-Nutzer können die Online-Reputationsfunktion im Marketingbereich nutzen, um mit der Erstellung ihrer 5-Sterne-Online-Bewertungen zu beginnen. Hier ist ein Webinar zu dem Thema Online Reputation.

Durchschnittliche Ausgaben der Kunden erhöhen

Wenn Buchungen zurückgehen, müssen wir dafür sorgen, dass die durchschnittlichen Ausgaben der Kunden steigen. Behalte also die entsprechenden Berichte dazu fest im Blick. Setz dir und deinem Team Ziele dazu und hilf ihnen dabei Zusatz-Dienstleistungen oder Produkte zu verkaufen.

Vertiefe deine Salonsoftwarekenntnisse

Phorest-Nutzer verfügen über eine Vielzahl von Marketing- und Management-Tools, die ihnen helfen, Kunden wieder zu buchen, ihre Einnahmen zu steigern und ihr Team zu managen. Du kannst dir jederzeit zusätzliche Schulungen zu buchen, die dir als Phorest-Kunde kostenlos zur Verfügung stehen.

Schule deine Mitarbeiter in neuen Disziplinen

Versuche es mit Cross-Training für deine Mitarbeier. Damit ist nicht der Fitness-Trend gemeint, sondern dass du die Zeit nutzt deine Mitarbeiter für neue Disziplinen und Dienstleistungen zu schulen. Grade für den Fall, dass ein Mitarbeiter für längere Zeit ausfallen sollte, ist das smarte Vorsorge. 

Weiß zum Beispiel jeder in deinem Team, wie man Kunden in die Software einbucht? Wie man Treuepunkte auf das Konto eines Kunden hinzufügt? Oder wie man Inventur macht? Jetzt ist es an der Zeit, dein Team auf den neuesten Stand zu bringen.

Auch hier empfehlen wir dir, dich bei unserem Trainingsteam oder deinen Businessberatern zu melden.

Finanzplanung

Behalten deine Finanzberichterstattung genau im Blick. Insbesondere die Rentabilität, die Lagerbestände sowie die Bilanz von Ausgaben und Einnahmen. Phorest-Kunden finden diese Informationen im Bereich Berichte auf der Management-Seite.

Achte darauf, dass du diese Bereiche besonders im Auge behältst:

  • Welche Auswirkungen hat ein Rückgang der Verkäufe und Buchungen auf dein Unternehmen?
  • Cashflow-Prognose – Welche Auswirkungen hätte der Rückgang auf deine Kapazität Personal, Lieferanten, Rechnungen usw. zu bezahlen?
  • Überprüfung der Kosten – Finde Kosten, die gesenkt werden könnten, und überprüfe welche Ausgaben wirklich notwending sind.

Filialübergreifendes Management

Du kannst nicht überall gleichzeitig sein. Daher ist es empfehlenswert, die Standortmanager mit der Befugnis auszustatten, bei Bedarf geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Überprüfe im Voraus eine Liste möglicher Szenarien und entscheide, welche angemessenen Maßnahmen ergriffen werden sollten.

Dies beinhaltet: 

  1. Wenn ein Teammitglied Symptome von Krankheit zeigt
  2. Wenn ein Kunde Symptome einer Krankheit zeigt 
  3. Wenn ein Kunde über eine andere Person klagt, die Krankheitssymptome zeigt

Erstelle einen „Plan für ruhige Tage“

Zusammen mit deinem Team solltest du einen Zeitplan für die Möglichkeit ruhiger Tage erstellen. Das bedeutet, dass das Personal weniger Tage und Stunden arbeiten wird. Bitte überrasche sie nicht damit. Es gibt neue Vorgaben zur Kurzarbeit und staatlicher Unterstützung, die du jetzt heraussuchen und ihnen weitergeben kannst. Wichtig ist, dass es eine transparente Diskussion wird und du dich richtigen Erwartungen setzst für das, was später notwendig sein könnte. Wenn du jetzt eine Vorlage für den Zeitplan machst, wird es später leichter sein, ihn umzusetzen.

Phorest-Nutzer können ihr Team mit Hilfe der Phorest Go Management App auf dem Laufenden halten, wenn sich der Zeitplan ändert. Vergewissere dich, dass alle Teammitglieder sie heruntergeladen und auf ihrem Telefon eingerichtet haben.

Plan für einen ‚Geschlossenen Salon‘ erstellen

Dieser Fall ist in Österreich, in der Schweiz und in Teilen Deutschlands schon eingetreten, aber auch hier lohnt es sich noch sich Gedanken zu machen. Für alle anderen ist es auch an der Zeit sich etwas zu überlegen.

Hier sind einige Ideen, die du jetzt in deine Strategie einfließen lassen kannst:

  • Identifiziere Arbeitsaufgaben und Pflichten, die zu Hause erfüllt werden können. Mit der Phorest Go Management-App haben Salonbesitzer Zugang zu einer vollständigen Reihe von Berichten und Analysen, die ihnen helfen, wichtige Entscheidungen von zu Hause aus zu treffen. Ausserdem könnt ihr euch vom Support gerne noch eine zusätzliche Lizenz geben lassen, wenn ihr Phorest auf dem Laptop oder Computer Zuhause nutzen wollt.
  • Hast du die Möglichkeit, den Einzelhandel online zu verkaufen? Wenn nicht, dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, dies zu prüfen.

Bleib auf dem Laufenden mit dem Geschäftsbetrieb

Es könnte praktisch sein, jetzt mit den wichtigsten Beteiligten über Notfallpläne zu sprechen. Wenn du einen Kredit von der Bank hast oder du Miete zahlst, solltest du mit diesen Stellen ein Gespräch darüber führen, was im schlimmsten Fall die bestmögliche Strategie ist. Es ist vielleicht kein schönes Gespräch, das man führen sollte. Aber es ist besser, es jetzt zu führen als später, oder?

Die Berichte, die du dir anschauen sollten 

Der beste Weg, um zu gewährleisten, dass du die richtige Entscheidung triffst, sind die richtigen Daten. Hier ist eine Liste von Berichten, die du dir regelmäßig ansehen solltest:

KPI-Performance-Detailbericht

Vom ‚Kunden pro Stunde‘ bis zum ‚durchschnittlichen Besuchsumsatz‘ – der KPI Performance Detail Bericht ist entscheidend, um einen Überblick über den allgemeinen Gesundheitszustand deines Unternehmens zu erhalten.

Kundenbindung

Dies ist eine äußerst wichtige Statistik. Wir wollen sicherstellen, dass sie nicht anfängt, abzufallen. Überprüfe diesen Bericht jede Woche. Und wenn der Prozentsatz anfängt zu sinken, dann solltest du und dein Team Maßnahmen ergreifen, damit die Kunden wieder zurück buchen.

Für weitere Tipps und Ideen zur Steigerung der Kundenbindungsrate klick‘ hier, um unsere kostenlose On-Demand Kundenbindungs-Masterclass anschauen.

Superkunden Bericht

In dem Teil zu den Alten Berichten in eurem Phorest System findet ihr den Super-Kunden-Bericht. Dieser Bericht gibt euch eine Liste eurer besten Kunen. Diese Liste wird besonders wertvoll, wenn die Termine nachlassen.

Mitarbeiterauslastungs-Bericht

Dies zeigt das Verhältnis zwischen den verfügbaren und den ausgelasteten Stunden für jedes Mitglied des Teams. Bei der Erstellung von Dienstplänen in der Zukunft wird dies von Bedeutung sein.

Buchungsperformance je Mitarbeiter

Dieser Bericht zeigt alle gebuchten Termine und wer sie gebucht hat. Neubuchungen werden für dein Unternehmen von entscheidender Bedeutung sein. Wir schlagen vor, dass du deinem Team einen Anreiz gibst, so viele Kunden wie möglich umzubuchen. Mit diesem Bericht kannst du den Fortschritt verfolgen und Mitarbeiter belohnen, die ihre Umbuchungsziele erreicht haben.

No Shows und Absagen

Halte ein Auge auf diese beiden Bereiche. Wir wollen vor allem sicherstellen, dass kein Trend einsetzt. Um „No Shows“ und Absagen zu verhindern, solltest du damit beginnen, allen Kunden eine Terminerinnerungs-SMS zu schicken.

Kundengeburtstage

Ruf den Kundengeburtstagsbericht für den Monat auf. Und belohne die Geburtstagskunden dieses Monats mit etwas Besonderem. Du könntest sogar eine +1-Kampagne durchführen, um mehr Kunden zu gewinnen.

Next steps

Wir wissen, dass es eine Menge zu verkraften gibt. Und es ist nicht leicht, zu wissen, wo man anfangen soll. Wir empfehlen daher, diesen Artikel mit deinem Team zu teilen und dann eine einstündige Sitzung abzuhalten, um ihn durchzugehen und alle Punkte zu besprechen. Von da aus kannst du sehen, ob du einige der Aktionen aufteilen kannst, und dann damit anfangen, einen nach dem anderen zu bearbeiten.

Und vergiss nicht: Wir sind ein Cloud-basiertes Online-Unternehmen mit jahrelanger kostenloser Nutzung von Marketing- und Management-Ressourcen, die dir online zur Verfügung stehen. Wir können dir helfen! 

Es mögen verwirrende Zeiten da draußen sein. Aber gemeinsam können wir diesen Sturm überstehen und dich zu dem zurückbringen, was du am besten kannst: Die Menschen großartig aussehen und sich fantastisch fühlen lassen!

Dieser Artikel wurde zwar vom Team der Phorest Salonsoftware geschrieben, stellt jedoch keine Finanz- oder Gesundheitsberatung dar. Für eine Beratung zu deiner konkreten Situation empfiehlt Phorest, direkt einen qualifizierten Fachmann zu beauftragen.

Um mit den neuesten Informationen zu diesem Thema auf dem Laufenden zu bleiben, empfehlen wir Folgendes:

Webseite der Weltgesundheitsorganisation

Wir wollen ja nicht angeben, aber… die Leute scheinen uns zu mögen

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"...das führende Unternehmen für Terminsoftware und Kundendatenmanagement für Salons" - Forbes

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