Kartenzahlungen, digitales Trinkgeld und effiziente Kassenabläufe: Für moderne, zukunftsorientierte Unternehmen in der Haar- und Beautybranche sind diese Themen wichtiger als je zuvor.
In unserem Videopodcast spricht Joana mit Ben, unserem PhorestPay-Experten, über Disagio, versteckte Gebühren und die Frage, wie man Trinkgeld digital und steuerkonform gestaltet. Ben bringt Licht ins Dunkel und zeigt, wie PhorestPay den Alltag in Salons, Kosmetik- und Medi-Ästhetik-Instituten einfacher, transparenter und profitabler machen kann. Schaut euch das Video an oder lest weiter unten das komplette Interview in Textform.
Psst: Ihr arbeitet noch nicht mit PhorestPay? Wir haben uns für die kommende Vorweihnachtszeit etwas Besonderes für euch überlegt, wenn ihr einen kostenlosen Beratungstermin bei Ben bucht.
Joana: Hey Ben, schön, dass wir es geschafft haben heute. Für alle: Ben ist unser PhorestPay Experte und ich habe heute die Möglichkeit, mit ihm über Sachen zu sprechen, wo ich genau weiß, dass sie euch auch interessieren. Also danke Ben, dass du heute da bist.
Ben: Vielen lieben Dank Joana, dass ich heute da sein darf und die Möglichkeit bekomme, dir ein paar Fragen zu beantworten rund um PhorestPay und die Funktionen der Kartenterminals.
Joana: Meine erste Frage: Was ist dieses Disagio und warum ist das so wichtig? Ich hab das schon so oft von Kund:innen gehört, aber ich weiß gar nicht, was das bedeutet.
Ben: Kurz übersetzt heißt Disagio einfach, dass eine Abschlagszahlung stattfindet. Das bedeutet, wenn jemand mit Kreditkarte bei dir im Unternehmen seine Dienstleistung bezahlt, dann fällt neben der normalen Gebühr für diese Transaktion noch ein Disagio an, was Visa oder Mastercard einbehält. Meistens ist es so, dass das beim Auszahlen der Transaktion einbehalten wird. Das findet man dann vielleicht mal versteckt im Verwendungszweck und meistens taucht es tatsächlich nicht auf der normalen Abrechnung auf, sondern separat.
Joana: Vielleicht kannst Du mir auch generell sagen, welche versteckten Kosten finden sich denn so in diesen ganzen Anbietern?
Ben: Tatsächlich ist es leider so, dass sehr viele Anbieter intransparent arbeiten mit den Abrechnungen, sodass für die unterschiedlichsten Themen Gebühren verlangt werden. Das fängt an bei der monatlichen Miete für das Kartenterminal, geht bis zu Gebühren für das Kassenschnitt ausdrucken am Tagesende. Und auch die einzelnen Belege kosten noch mal Geld, die über den Drucker laufen. Dann gibt es natürlich auch noch Kosten für die Bonrollen, die man beachten muss. Sollte mal eine Buchung nicht durchgehen oder zurückgebucht werden, fallen dafür auch noch mal Transaktionskosten an. Das Ganze läppert sich dann, sodass man vielleicht neben den eigentlich günstigen Konditionen am Ende viel, viel mehr zahlt. Deswegen muss man da wirklich aufpassen.
Joana: Okay ja, das macht Sinn. Ich habe noch eine Frage. Mit dem Trinkgeld., das geht ja jetzt auch über das Kartenterminal. Was muss ich denn machen, damit das Trinkgeld beim Finanzamt keine Schwierigkeiten macht?
Ben: Trinkgeld ist in unserer Branche natürlich ein riesiges Thema. Ich bin so happy, dass wir eine Lösung gefunden haben, die in Deutschland dazu führt, dass wir unseren Kund:innen und ihrem Team die Möglichkeit bieten, viel mehr Trinkgeld zu generieren, ohne einen buchhalterischen Aufwand zu haben. Natürlich kann man auch ganz normal über das Kartenterminal Trinkgeld beziehen. In Deutschland ist das aber eine Grauzone, weil wie machen das viele? Man tippt einfach mehr ins Terminal ein, deklariert es als Wechselgeld und der Kunde entscheidet dann, ob er was ins Sparschwein steckt oder nicht. Im schlimmsten Fall hat man aber gar kein Bargeld mehr, weil schon so viele Kund:innen mit Wechselgeld Trinkgeld geben wollten und dann hört es irgendwann auf. Vielleicht kriegt man sogar noch Probleme mit dem Finanzamt, weil man nicht genau deklarieren kann, warum jeden Tag mehr kassiert wird, als die Dienstleistung gekostet hat. Genau da kommen wir ins Spiel. Wir haben mit PhorestTips eine Lösung geschaffen, die Trinkgelder komplett aus den Unternehmen raushält. Die Mitarbeitenden kriegen ihr Trinkgeld direkt auf ihr Konto ausgezahlt und können so auch einmal sehen, wie viel Trinkgeld sie denn eigentlich einnehmen.
Joana: Ich bin ja eh schon überzeugt aber ich habe da auch diese Sparschweinfunktion gesehen. Gibt es da eine coole Story? Weil man kann ja eigentlich auf alles sparen. Hast Du eine coole Story, die wir mal teilen können, auf was man sparen könnte?
Ben: Also das ist echt funny, weil ich letzte Woche noch mit Kolleg:innen aus London gesprochen habe. Die haben diese Trinkgeldfunktion tatsächlich schon ein bisschen länger, weil es da auch eine Gesetzesänderung gab. Und da gab es einen Salon, wo ein Mitarbeiter auf einen Jetski gespart hat, ich glaube 3000 Pfund waren es. Der hat innerhalb von, ich glaube, vier bis fünf Wochen, diese dreitausend Pfund zusammengespart und sich einfach einen Jetski gekauft davon. Er war so motiviert, weil er einfach in der PhorestGo App gesehen hat: Okay, ich spar jetzt auf meinen Jetski und ich habe 75 % von diesem Sparziel schon erreicht. Also ein riesiger Motivationsschub.
Joana: Das ist crazy und ich bin so gespannt, was unsere Teams alles mit ihren Trinkgeldern machen werden. Wenn ich jetzt überlege, ich suche mir einen neuen Kartenterminal Anbieter: Was sagst du, worauf sollte ich am meisten achten? Was sind die größten Punkte?
Ben: In der heutigen Zeit ganz klar die Kartenakzeptanz. Also erstmal ist es natürlich fatal, wenn ich gar kein Kartenterminal nutze, weil wir unseren Kund:innen so nur die Möglichkeit geben, bar zu bezahlen. Das funktioniert eigentlich gar nicht mehr. Wenn man dann aber schon den nächsten Schritt macht und ein Kartenterminal nutzt zum Kassieren, dann sollte man auch alle Kartenarten akzeptieren. Weil wenn ich mich auf die EC Karte beschränke, dann gebe ich ganz vielen Menschen nicht die Möglichkeit, bei mir zu bezahlen. Letztendlich kreieren wir tolle Momente, schaffen Wow Momente, die enden dann beim Kassieren, wo man nicht bezahlen kann, weil meine Zahlart nicht akzeptiert wird. Deswegen sollte man auf jeden Fall darauf achten, dass alle Kartenarten akzeptiert werden. Im besten Fall ist es so wie bei Phorest und PhorestPay, mit einer vollständigen Schnittstelle zum Kartenterminal, sodass es nicht zu irgendwelchen Tippfehlern kommen kann. Dann ist es natürlich auch wichtig, dass die Auszahlungen passen. Nicht, dass ich eine Woche auf Kreditkartentransaktionen zum Auszahlen warten muss, sondern dass ich alles gebündelt ausgezahlt bekomme. So hat die Buchhaltung auch deutlich weniger Arbeit natürlich.
Joana: Jetzt kommt natürlich aber die Frage aller Fragen: Warum denn dann Phorest?
Ben: Die kann ich tatsächlich ganz einfach beantworten: Mit dem PhorestPay Kartenterminal haben wir eine direkte Schnittstelle geschaffen zum Phorest Programm, sodass es keinerlei Fehler geben kann beim Kassieren mit Karte. Also keine Zahlendreher, eine Transaktion, die abgelehnt wird, kann nicht einfach durchgepost werden oder sowas, weil das alles das Terminal für uns übernimmt. Am Tagesende hat man sogar noch den vereinfachten Kassenabschluss. Diese Zettelwirtschaft mit den ganzen EC-Belegen, die man aufbewahren muss, sowas gibt es bei uns tatsächlich nicht mehr.
Joana: Ich darf dir noch eine letzte Frage stellen: Was kann ich denn jetzt persönlich tun, damit das Kartenterminal mir in meinem Salon wirklich mehr Umsatz bringt und mir meinen Arbeitsalltag erleichtert?
Ben: Wenn wir den Punkt Effizienz einfach mal nehmen: Wir vereinfachen den Kassiervorgang deutlich, da es nichts mehr manuell einzutippen gibt. Statt 85 Euro kann ich nicht versehentlich 58 Euro eintippen. Am Tagesende gibt es den vereinfachten Kassenabschluss, sodass in Unternehmen, die auch Bargeld akzeptieren, einfach nur Bargeld gezählt werden muss. Solltest du ein bargeldloses Unternehmen sein, dann musst Du abends noch nicht mal mehr einen Kassenabschluss machen. Wie effizient ist das bitte? Du hast keine Arbeitszeit, die du am Tagesende opfern musst, um noch irgendwelche operativen Sachen zu machen. Und dann ist es ja auch faktisch so: Wenn du Kund:innen die Möglichkeit gibst, mit Karte zu bezahlen, gibst du ihnen auch die Möglichkeit, noch gewisse Produkte oder gewisse Dienstleistungen dazu zu buchen. Sonst haben sie vielleicht nur das abgezählte Geld bar dabei, mit der Kartenzahlung gibst du ihnen einfach noch die Möglichkeit, bei dir zusätzlich Umsatz zu generieren.
Joana: Wow, das war eine Menge Informationen. Vielen Dank, dass du dir die ganze Zeit genommen hast. Also wo kann ich bestellen?
Ben: Erstmal vielen Dank, dass ich hier sein durfte. Solltet ihr irgendwelche Fragen haben, bucht euch gerne bei mir einen kostenlosen Termin. Vielleicht seid ihr ja die Nächsten, die eine entspannte Weihnachtszeit haben, mit entspannten Kassiervorgängen und vielen Trinkgeldern.
Joana: Ben, stopp! Warte mal ganz kurz. Wir haben jetzt über eine Sache gar nicht gesprochen. Was kostet mich das denn?
Ben: Ja, natürlich gibt es bei PhorestPay unsere Standardwerte. Aber wir haben uns für die Vorweihnachtszeit was ganz Besonderes für alle, die noch nicht mit PhorestPay arbeiten, einfallen lassen: Deswegen kommt einfach auf mich zu. Bei einem gemeinsamen Termin, können wir ein individuelles Angebot für euch gestalten.
